Yrkestrafikkforbundets personvernerklæring


query_builder Publisert: 15 Juni, 2018
edit Forfatter: Tormund Hansen Skinnarmo

Om Yrkestrafikkforbundet

Yrkestrafikkforbundet (YTF) er et fagforbund som organiserer arbeidstakere innen transport- og logistikksektoren. Vi behandler personopplysninger for å administrere medlemsforholdet til våre medlemmer, samt forestå juridisk saksbehandling for disse.

Bruk av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven, EUs forordning om personvern og eventuelt andre relevante lover.


Behandlingsansvarlig

Yrkestrafikkforbundet ved forbundsstyret har det overordnede ansvaret for at Yrkestrafikkforbundets behandling av personopplysninger foregår etter personopplysningslovens bestemmelser (behandlingsansvarlig).

Oversendes opplysninger om deg til YTFs samarbeidspartnere/tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene.


Personvernombud

Yrkestrafikkforbundets personvernombud er: Advokat Josefine Wærstad
josefine@ytf.no  Telefon 40603700

Medlemmer kan henvende seg til personvernombudet med personvernrelaterte spørsmål.


Personopplysninger tilknyttet medlemskap i Yrkestrafikkforbundet

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med opprettelse og administrering av medlemskap i Yrkestrafikkforbundet foretas av ansatte i sekretariatet.


Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av medlemmers personopplysninger foretas for å opprette, følge opp og administrere den enkeltes medlemskap samt benyttelse av medlemsfordeler.

Yrkestrafikkforbundet behandler opplysninger om medlemmer i denne forbindelse med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i personopplysningslovens art 6 (1) b og 9 (2) d.


Hvilke opplysninger behandles

Yrkestrafikkforbundet behandler følgende medlemsinformasjon:

  • Personalia (herunder navn, adresse, e-post, telefon, fødselsnummer, kjønn)
  • Kontingent og betalingsstatus
  • Arbeidssted, utdanning, yrke, eventuelle tillitsverv for YTF
  • Utbetaling av støtte til fagbrev, briller mv.
  • Endringer i arbeidsforhold (herunder dagpenger, permisjon og pensjon)
  • Helseopplysninger (herunder vedtak om arbeidsavklaringspenger og uføret)
  • Loggføring av dato for utsendelse av elektronisk medlemsoppfølging (herunder bekreftelse på innmelding/utmelding, utsendelse av nyhetsbrev, medlemsblad, kursdeltakelse, e-poster med diverse medlemsinformasjon)
  • Utmeldingsårsak

Yrkestrafikkforbundet sender og mottar videre kontingentfiler og e-poster fra arbeidsgiver/lønningskontorer med personopplysninger og trekkbeløp. Vi sender kontingentkrav med personopplysninger til medlemmer uten trekk.


Tilgang til medlemsregisteret

Alle ansatte i YTFs sekretariat skal bistå våre medlemmer, og er avhengig av tilgang til medlemsregisteret. Alle ansatte undertegner en taushetserklæring ved tiltredelse. I tillegg har inntil to tillitsvalgte i den enkelte lokalavdeling tilgang til medlemsregisteret, begrenset til avdelingens medlemmer. Disse tillitsvalgte undertegner taushetserklæring når de gis tilgang.


Retting av opplysninger

Alle medlemmer har tilgang til «Min side» på ytf.no. «MinSide» er beskyttet med brukernavn og passord. Her kan man foreta retting og endring av egne opplysninger, samt endre samtykker som er gitt.

Forespørsel om endring, retting eller supplering av opplysninger kan for øvrig rettes til medlemsregisteret.


Sletterutiner

Medlemsopplysninger skal slettes når det ikke lenger er saklig behov for å oppbevare dem. Personopplysninger relatert til medlemsforholdet skal være oppdaterte og korrekte. Medlemsopplysninger slettes innen 2 måneder etter utmelding. Hvis medlemmet skylder kontingent, vil opplysningene kunne beholdes i inntil 2 år.


Saksbehandling

Behandling av medlemmers personopplysninger foretas av advokater og rådgivere i sekretariatet i forbindelse med saksbehandling. Det innhentes særskilt samtykkeerklæring i forbindelse med juridiske saker.

Yrkestrafikkforbundet behandler i denne forbindelse opplysninger om medlemmer med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i art 6 (1) bokstav b, art 9 (1) bokstav b og art 9 (2) d.

Vårt saksbehandlersystem fungerer som et elektronisk saksmappesystem ved juridisk oppfølging, der relevant og nødvendig skriftlig korrespondanse i saken lagres.

Eventuelle fysiske saksmapper oppbevares innelåst, og saksmappen makuleres etter endt saksbehandling.


Hvem deler Yrkestrafikkforbundet opplysningene med

Yrkestrafikkforbundet utleverer ikke medlemsopplysninger til utenforstående/tredjeparter, utover at lister over medlemmer oversendes lønnsavdelingen i bedriftene. Oversikt over medlemmer overføres videre til våre samarbeidspartnere som Gjensidige og DNB (YS app) i henhold til databehandleravtale.

Hvis medlemmet ikke har gitt samtykke til annet, skal våre samarbeidspartnere kun benytte medlemslistene til å verifisere medlemskap i forbindelse med benyttelse av medlemsfordeler. Medlemslister sendes ikke elektronisk med mindre det er tilstrekkelig sikkerhet gjennom kryptering.

YTF gjennomfører i noen sammenhenger medlemsundersøkelser. Deltagelse i disse er frivillige og anonyme.  Hvis vi benytter ekstern samarbeidspartner i denne forbindelse, inngås databehandleravtale.


Statistikk

Alle besøk på Yrkestrafikkforbundets digitale kanaler etterlater elektroniske spor. Yrkestrafikkforbundet bruker opplysningene til å lage statistikk, som for eksempel viser hvilke sider som er mest lest. På denne måten kan vi forbedre tjenestene på ytf.no.


Cookies

Vi bruker informasjonskapsler utstedt av tredjepart for å gi deg mer relevante annonser og relevante tilbud i andre kanaler. Dette er data basert på innhold og sider du har besøkt hos oss. Disse informasjonskapslene inneholder kun aggregert informasjon og ingen opplysninger som kan identifisere deg som bruker.


Sikkerhet

Yrkestrafikkforbundets servere og IT-systemer driftes av firmaet DigiFlow. Der sensitive personopplysninger sendes elektronisk, skal dette være kryptert.


Dine rettigheter som medlem

Medlemmer har krav på innsyn i de personopplysningene som er registrert om dem selv. Uriktige opplysninger skal korrigeres, og opplysningene skal slettes når det ikke er behov for dem. Slike henvendelser rettes til post@ytf.no merket «personvernopplysninger».

Ved spørsmål eller uenighet om hvordan personopplysninger behandles, kan personvernombudet alltid kontaktes. Send e-post til josefine@ytf.no (personvernombud) merket «personopplysninger».

Medlemmer har videre rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger:


Datatilsynet

e-post: postkasse@datatilsynet.no
telefon: 22 39 69 00